Naomi says,

山奥に引きこもって毎日お肉を食べながらボードゲームと読書をして生きていきたい。

よいプレゼンを作るには

学生であれ社会人であれ、プレゼンを作成して発表する機会は多く存在するかと思います。よいプレゼンの作り方、というプレゼンもネット上にはたくさんありますが、本日はわたしなりのプレゼン作成のコツを書いていきます。

 

まずは伝えたいことを決める

ひとつ、あるいはふたつまで、最終的に伝えたいことを決めます。たくさん詰め込んではいけません。例えば四半期の売上報告ならば、最終的に伝えたいことは「実際の売上」「来期の目標」かもしれません。なるべく具体的に書いてください。新規プロジェクトの案ならば、「このプロジェクトがいかに良いか」ではなく、「このプロジェクトはリターン率が高いから良い」という風に、最大の理由を挙げてください。

 

想定オーディエンスをはっきりさせる

誰に向けてのプレゼンなのか?を考えます。同期や同じチームの人たちが相手なら、具体的な説明を多く含んだプレゼンになるかもしれません。部長や偉い人が相手なら、なるべく手短かに、オペレーション・運用法に関する細やかなディテールを省いて、データ重視のプレゼンになるかもしれません。オーディエンス(聴衆)によって伝えたいメッセージやプレゼンに含む情報が変わるはずです。

 

トーリーボードを作る

絵コンテともいいます。プレゼンを作る上でもっとも大切なステップだと思ってます。プレゼンはストーリーです。ひとつのお話を、相手に言って聞かせるものです。小説を思い浮かべてください。小説にはほとんどの場合、大きなメッセージが隠されています。そのメッセージを伝えるために、登場人物を動かし、事件を起こします。それと同じ感覚で、「最終的に伝えたいことは何か」を頭に入れて、絵本を作るように、まずはざっくりと絵コンテ(全体的な流れ)を紙に書きます。さらさらーと、細かいことは気にせずにストーリーボードを作ります。

 

スライドのタイトルだけで伝わるようにする

これはとても大事です。プレゼンに限らず、記事やブログなどでもこれができていない人が多すぎます。絶対にスライドのタイトルを「2016年度の売り上げ報告」などのふわっとしたものにしないでください。タイトルは、そのスライドのまとめだと思ってください。例えば、そのスライドに売り上げ額と前年比が書いてあって、かつそのスライドの要点だと思うのなら、タイトルも「売り上げ前年比20%増の3億」などと書きます。それからそのスライドに詳細を書き、グラフなどを入れれば良いです。
もうひとつ例を挙げるなら:
✕ プレゼンの作り方
◯ プレゼンはストーリーボードから
という風に、しっかりと伝えたいことを上に持ってきます。
コツは、プレゼンを見た時に「タイトルだけでストーリーが成立するか」を意識することです。

 

省略語を使う

文法的に不正確でも、意味が伝わればいいんです。長ったらしい文は見づらい上に、オーディエンス(聴衆)の集中力が分散される原因となります。実際に見かけた例を挙げます。
✕ 市場価値は年々7%の成長をみせ、現在は3億以上となっている
◯ 市場価値>3億、7%増
このように、スペース・コンマ・記号などを使っても問題ありません。なるべく簡潔に書くようにして、口頭で説明します。実際にプレゼンを発表する際に、スライドにずっと目を向けて読み上げるだけ、なんていう事態も回避できます。

 

プレゼンの始めに目次を入れる

一枚目のカバースライドの次は、目次を入れます。今日はこういう順番で、こういう話をするよ、ということを伝えれば、聞いている側もある程度の準備をすることができます。目次はスライドタイトルとは違って、要点を述べる必要はありません。おおまかな流れが説明できれば良いです。

 

オーディエンスによっては結論スライドを先に入れる

目次の次に結論スライドを入れます。これは主に、オーディエンス(聴衆)が重役だったりする場合に効果的です。そういう人たちは時間もあまりなければ、考えることも多いのです。「だから何?」と言わせないためにも、プレゼンの最初のほうに結論をどーんと提示しておきます。英語では Executive Summary とも言います。数字やデータを伴った結論を先に出しておくことで、大事なことを正確に伝えます。

 

ピラミッド型で考えを進める

上で説明したように、結論スライドを入れようが入れまいが、プレゼンの骨格をしっかりと作っていくためには「ピラミッド型」で考えることが大事です。

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画像左の「ピラミッド型」が望ましいです。構想の段階では、まず答え(解決法、目標など)を定め、それを達成するにはあるいは意見をより効果的に伝えるにはどうするのかというディテール(具体的なタスク、例など)を考えます。プレゼン作成の際も、プレゼン単位であれ(結論スライド→説明スライド)、スライド単位であれ(タイトル→内容)、この構図を忘れないでください。

 

見た目に力を入れすぎない

きれいなプレゼンじゃなくてもいいんです。時間をかけるくらいなら、白黒のプレゼン+大事なところだけ赤文字、とかでいいんです。自分では「キレイ!」と思っても、ほとんどの人にとってはどうでもいいことだし、ビジュアルよりも内容に時間を割いてしっかり書いてほしいものです。たまにフリー素材の写真とかを持ってきてオシャレに作ってる人を見ますが、はっきり言っておすすめしません。もし会社的にOKなら、例えば「お客様の声」の周りには吹き出しマークを(プレゼンソフトの [図形] メニューにほぼ100%入っている)、「社内の人の名前」を書くならその名前の横に小さな顔写真を。わたしの場合は、「このプロジェクトの参加者」みたいなものを書く時に、名前の横にその人の社員証の写真を入れてます。もちろん本人の許可をとって。

 

数字を出す時は必ず参考値を添える

「弊社ウェブサイトの閲覧数がキャンペーン中に3万達成しました!」なんて言われても、ピンときません。平均値がいくつなのか、他社はどのくらいなのかなど、比較する数字を必ず添えてください。たまに見かけるミスなのですが、議論が途端に弱まる上に聞いている側もいまいちイメージしにくいので、しっかり参考になるような数字も出していきましょう。

 

表やグラフは大事なところだけハイライトする

表やグラフはごちゃごちゃしがちです。線がいっぱい引いてあったり、データ数が多かったり。注目して欲しいデータポイントに赤い丸をつけたり、セルを淡い色で塗り潰したり、表に枠を作ったり。人のプレゼンを見ていていきなりデータスライドが出てくると、情報量が多すぎて「このデータが何を意味してるのか」を理解するのに時間がかかります。また、自分なりに解析してるうちは発表者の話なんて頭に入ってきません。しっかりと注目して欲しいポイントをわかりやすく見せ、口頭で説明するときも「まずはこの左の〜」「次に真ん中の赤いところを〜」と、今話していることのスライド上の位置も声に出すと大変わかりやすいです。

 

各セクション前に目次を再度入れる

目次スライドをコピーして、各セクション前に入れて色を変えます。以下のサンプルスライドをご覧ください。

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サンプルスライド1:目次

 

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サンプルスライド2:セクション前


各セクションに入る前に、このように目次の文字の色を変えて、枠を入れます。今はプレゼンのここにいるよ、と聞き手に伝えることにより途端にわかりやすくなるんです。このサンプルスライド2の後に、「Y国への販売戦略」に関するお話をすれば、スライド数が多いプレゼンでも最後まで混乱せずに発表者の話についていくことができます。

 

うまくいってる点、いってない点、克服法を述べる

プロジェクトであれ売り上げであれ、うまくいっていること、うまくいかなかったこと、そしてそれを克服するにはどうすれば良いのかを書きます。例えば、とあるプロジェクトに関する進捗報告なら:
◯:作業スピードが早い
△:コストがかさんでいる → 来期より工程を1つカット
のような感じで、ちょっと遅れていたり予想通りにいっていないところを書いて、それを克服するための案を明記します。

 

タイムラインのイメージを入れる

とくにプロジェクト案の発表などでタイムラインの目安を入れることがあるかと思いますが、ただ文字で「第1四半期おわりまでに◯◯をします」「9月までには◯◯をします」と書くよりは、パッと見て全体図がわかるようなグラフを作って入れます。以下のスライドをご覧ください。

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このように、視覚的なものを用意すると作業の流れがわかりやすくなります。「何かしらのタスク」の部分は、べつに塗り潰しの色はなくてもいいです。外枠を太くして色をつけるだけでも十分見やすいです。

 

最後に「今後の話」をする

最後に今後のステップの話をすると、プレゼンがまとまりやすいです。今まで話したことをふまえて、では今後はどうするか、を書きます。長期的・短期的、大・小問わずに、次はこういう流れになります、というのを簡潔に入れましょう。

 

以上が、わたしがプレゼンを作るにあたって気をつけているポイントです。プレゼンがわかりやすい、とよく言われるので、少しでも参考になると良いです。